Un organisateur de business event, ou organisateur d'événements d'affaires, est un professionnel spécialisé dans la planification, la coordination et la gestion d'événements liés au monde des affaires. Cela peut inclure des conférences, des séminaires, des salons professionnels, des ateliers, des réunions d'affaires, des lancements de produits, des cérémonies de remise de prix et d'autres types de rassemblements professionnels.
Les missions d'un organisateur de business event sont variées et nécessitent :
- Analyse des besoins : rencontrer les clients pour comprendre leurs objectifs, leurs attentes et leurs besoins spécifiques pour l'événement.
- Conception et planification : développer le concept de l'événement en fonction des objectifs définis et créer un agenda détaillé, incluant les sessions, les intervenants, et les activités.
- Gestion du budget : établir un budget prévisionnel pour l'événement et allouer des ressources financières pour chaque aspect de l'événement.
- Sélection des prestataires : rechercher et sélectionner des fournisseurs et des prestataires de services (traiteurs, techniciens, décorateurs…) et négocier les contrats et les tarifs avec les prestataires.
- Communication et promotion : élaborer une stratégie de communication et de marketing pour promouvoir l'événement et créer des supports de communication (invitations, brochures, communiqués de presse…).
- Gestion des inscriptions : mettre en place un système de gestion des inscriptions et de billetterie et gérer les listes de participants et les confirmations d'inscription.
Pendant l’événement, les responsabilités incluent :
- Coordination logistique : superviser la mise en place du lieu de l'événement (installation des équipements, décoration...) et assurer la bonne gestion des aspects techniques (son, lumière, audiovisuel).
- Accueil et gestion des participants : organiser l'accueil des participants et des intervenants et gérer les flux de participants pour assurer le bon déroulement.
- Supervision de l'événement : coordonner l'ensemble des activités et des prestations en cours d'événement et résoudre les imprévus et les problèmes éventuels de manière réactive.
Après l’événement, les tâches comprennent :
- Démontage et clôture : superviser le démontage des installations et la remise en état des lieux et assurer la gestion des prestataires pour les tâches post-événement.
- Évaluation et suivi : recueillir les retours des participants et des clients via des enquêtes ou des questionnaires et analyser les résultats pour évaluer le succès de l'événement et identifier les axes d'amélioration.
Ces missions nécessitent des compétences organisationnelles, une excellente gestion du stress, des capacités de communication et de négociation, ainsi qu'une grande créativité pour concevoir des événements attractifs et mémorables.
Compétences requises pour exercer ce métier :
- Planification et gestion du temps
- Gestion de projet
- Compétences relationnelles
- Marketing et promotion
- Connaissances logistiques
- Gestion financière
- Leadership
- Service client
- Gestion du stress
- Flexibilité et agilité
- Créativité et innovation
- Analyse des résultats
- Connaissance du secteur
Posséder ces compétences permet à un organisateur de business event de concevoir, planifier et exécuter des événements de manière professionnelle, tout en répondant aux attentes des clients et en assurant la satisfaction des participants.
La formation nécessaire :
Pour prétendre au poste, il est recommandé d’avoir en sa possession une formation de niveau BAC+3 dans le secteur de l’événementiel. Pour ce faire, l’école de commerce à Laval Ipac Bachelor Factory vous propose une formation dans ce domaine avec le Bachelor Evénementiel et Communication. Cette formation vous permettra d’avoir un bagage professionnel et toutes les compétences pour faciliter votre insertion dans ce secteur ainsi que pour votre évolution professionnelle.
Le salaire :
Le salaire d'un organisateur de business event peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que l'expérience, le niveau de responsabilité, la taille et le type d'événements organisés, et la localisation géographique. Un organisateur business event débutant à un salaire brut oscillant entre 2100€ et 2900€ tandis qu’un senior peut espérer un salaire brut entre 4200€ et 5800€.
Possibilités d’évolutions de carrière :
Les possibilités d'évolution pour un organisateur de business event sont variées et peuvent conduire à des postes de plus en plus stratégiques et à responsabilités comme Coordinateur d'événements, Chef de projet événementiel, Responsable événementiel, Directeur événementiel, Consultant en événementiel, Spécialiste en marketing événementiel, Producteur d'événements, Fondateur d'une agence événementielle, Entrepreneur dans l'événementiel.
En somme, le métier d'organisateur de business event offre de nombreuses opportunités d'évolution, que ce soit en montant les échelons au sein d'une entreprise, en se spécialisant dans un domaine spécifique, ou en se lançant dans l'entrepreneuriat.
