À l'Ipac Bachelor Factory, école de commerce à Annecy, nous préparons les futurs talents de l’événementiel et de la communication. Si tu veux maîtriser l’art d’organiser des événements, le Bachelor Événementiel et Communication est parfait pour toi.
Découvre, dans cette Check List, les étapes principales pour réussir tes événements et acquérir les compétences nécessaires pour briller dans ce domaine.
1. Définir l’objectif de l’événement
Avant de te lancer, il est important de savoir pourquoi tu organises cet événement.
Pose-toi les bonnes questions :
- Quel est le message principal ?
- Quel est le public cible ?
- Quels sont les résultats attendus (notoriété, ventes, engagement) ?
Méthode : Utilise la méthode SMART pour définir des objectifs précis : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis. Cela te permet d’avoir une vision claire et de mieux orienter tes actions.
Outils : Les outils comme Trello ou Asana peuvent t’aider à structurer tes objectifs en tâches concrètes à accomplir dans le processus d’organisation.
2. Créer un budget précis
L’aspect financier est essentiel dans l’organisation d’un événement. Prévois un budget qui couvre toutes les dépenses potentielles :
- Location du lieu
- Matériel et décoration
- Communication et promotion
- Prestataires externes (traiteurs, photographes, etc.)
- Dépenses imprévues
Astuce : Prépare toujours une marge de sécurité (10-15 % du budget total) pour les imprévus.
Outils : Utilise un tableau Excel ou un outil de gestion budgétaire comme Google Sheets pour suivre toutes tes dépenses. Des outils comme Eventbrite permettent également de gérer la billetterie et de suivre tes revenus en temps réel.
3. Choisir la bonne date et le bon lieu
Le choix de la date et du lieu peut déterminer le succès de ton événement. Assure-toi que la date n’entre pas en conflit avec d'autres événements majeurs et que le lieu est adapté à ton public.
À vérifier :
- Capacité d’accueil
- Accessibilité (transport en commun, parking)
- Ambiance du lieu (en accord avec ton thème)
- Infrastructures disponibles (scène, espace extérieur)
Outils : Utilise Doodle ou Google Agenda pour fixer une date et t'assurer de la disponibilité des principaux acteurs. Pour la recherche de lieux, des plateformes comme Peerspace ou Kactus te permettront de comparer des options.
4. Élaborer une stratégie de communication
Pour attirer du monde, il est fondamental de développer une stratégie de communication claire et percutante, avant, pendant et après l’événement !
- Créer une identité visuelle forte (logo, couleurs, visuels)
- Utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir l’événement (Instagram, LinkedIn, Facebook, TikTok)
- Envisager des campagnes d’emailing personnalisées
Ne pas oublier : Suis les retombées en utilisant des outils comme des hashtags dédiés ou des sondages en ligne pour interagir avec ton public.
Outils : Les plateformes comme Canva t’aideront à créer des visuels attractifs pour la promotion. Utilise Hootsuite ou Meta business suite pour programmer tes publications sur les réseaux sociaux et surveiller les engagements.
5. Planifier la logistique
La gestion logistique est souvent complexe, mais elle est obligatoire pour le bon déroulement de l’événement. Voici quelques éléments clés à prévoir :
- Mise en place
- Accueil des invités (signalétique, hôtesses...)
- Timing des interventions (établir un planning clair...)
- Matériel technique (régie, sonorisation, éclairage, vidéo...)
Méthode : Utilise un rétroplanning pour établir chaque étape du projet, en partant de la date de l’événement jusqu’au jour J.
Outils : Google Drive pour centraliser tes documents logistiques ou Monday.com pour gérer les plannings de manière collaborative.
6. Prévoir un plan B
Les imprévus font partie de l’événementiel. Que ce soit un problème technique ou un changement météo, il faut anticiper et prévoir des solutions alternatives.
Exemple : Si tu organises un événement en plein air, prévois un espace couvert ou une alternative en intérieur en cas de pluie. Pense également à avoir du matériel de secours (microphones, câbles).
Outils : Un document partagé en ligne (Google Docs, Notion) pour lister toutes les solutions de rechange peut t’aider à agir rapidement en cas de problème.
7. Faire un suivi post-événement
Une fois l’événement terminé, un bilan est nécessaire. Cela te permettra d’évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les prochains projets.
À faire :
- Envoyer des remerciements aux participants et aux partenaires
- Analyser les retours des participants (enquêtes, commentaires sur les réseaux...)
- Réaliser un rapport de bilan complet (avec les points forts et à améliorer)
Outils : Utilise Google Forms pour envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants, et des outils d’analyse comme SurveyMonkey pour traiter les données recueillies.
Voici les étapes principales pour te guider dans la réalisation de ton premier évènement ! Grâce à une organisation minutieuse et à la maîtrise des compétences enseignées dans le Bachelor Événementiel et Communication à l’Ipac Bachelor Factory, école de commerce à Annecy, tu pourras créer des événements qui non seulement atteignent leurs objectifs, mais laissent également un impact durable sur ton audience.